Resilienz für KMU: Erst muss der Unternehmer fit sein, dann geht es an die Veränderung der Firma

Serie Resilienz in Unternehmen - Teil 2

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Hier lesen Sie, wie ein schwäbisches Unternehmer-Ehepaar den demografischen Wandel, gesundheitliche Schwierigkeiten und die Verletzbarkeit der eigenen Firma zu spüren bekommen. Die beiden leiten mutig einen Veränderungsprozess ein, der ihnen auch persönlich zugute kommt.

„Das leuchtet mir ein mit dieser VUKA-Welt und es ist auch interessant. Allerdings weiß ich nicht, wie ich da jetzt praktisch ansetzen soll“, sagt Michael P. Und so kommen wir ins Gespräch. Hintergrund ist mein Blogbeitrag über Unternehmen in der komplexen, mehrdeutigen, unsicheren digitalen Welt:

https://buhl-coaching.de/blog/2015/05/leben-in-der-vuka-welt-unsicher-komplex-mehrdeutig-was-bedeutet-das-fuer-die-resilienz-von-unternehmen/

„Wir sind alle am Anschlag“

Der 59-Jährige führt ein mittelständisches Unternehmen für Automatisierungstechnik in Baden-Württemberg. Zurzeit beschäftigt er 35 Mitarbeiter, die in Kleinserien oder in Einzelstücken Aufträge für große Konzerne erledigen. Beispielsweise rüsten sie die Steuerung von Anlagen um oder automatisieren komplette Prozessschritte.

IMG_1513Das Unternehmen steht gut da und ist etabliert. Die Zahl der Aufträge steigt kontinuierlich an, doch Michael P. hat gerade einen Auftrags-Stopp verkündet: „Meine Leute und ich sind am Anschlag. Mit der bestehenden Mannschaft können wir nicht noch mehr leisten.“ Es habe allerdings gedauert, bis er sich das eingestehen konnte. „Eigentlich war es meine Frau, die die Notbremse gezogen und gesagt hat: So geht´s nicht weiter.“ 

Aus scheinbar riesigen Gebirgen voller Schwierigkeiten mache ich gerne kleinere Pakete. Alles andere entmutigt. Niemand will und kann 100 Schwierigkeiten zugleich angehen. Aber 20 Punkte sind realistisch und mit einer guten Arbeitsteilung zu bewältigen. Wir schauen uns an, in welcher Situation die Firma gerade ist und identifizieren die Haupt-Punkte, an denen etwas getan werden soll.

Strategische Verletzbarkeit

  • Die Kunden sind weit verstreut und nicht mehr wie früher in der Region ansässig
  • Die Produktentwicklungsprozesse erfordern mehr digitales Knowhow
  • Die Kundenbeziehungen werden anspruchsvoller
  • Ineffektive Planung

Finanzielle Verletzbarkeit

  • Einzelne Budgets werden überzogen
  • Für die 10 Jahre alte Produktionsstätte sind hohe Kredite abzuzahlen
  • Die Liquidität ist nicht ausreichend 
  • Die Verhandlungen mit den Kunden werden schärfer

Anfälligkeit im operativen Geschäft

  • Verlust eines langjährigen, zuverlässigen Lieferanten
  • Das neue Warenwirtschaftssystem produziert zu viele Fehler und Beschwerden
  • Für die anstehenden Aufträge gibt es zu wenig qualifiziertes Personal
  • Die zunehmend komplexe Arbeit steht unter hohem Zeitdruck

Angreifbarkeit durch Gefahren

  • Externe (Erdbeben, Hochwasser, Tornado etc.) 
  • Interne, z. Bsp. durch Maschinenschaden 
  • Know how in der Firma wird unzureichend weitergegeben 
  • Es fehlt Aus- und Weiterbildung an zukunftsorientiertem Wissen 

Michael P. entscheidet, zunächst an den strategischen und finanziellen Verletzbarkeiten zu arbeiten und die Gefährdungen im operativen Geschäft in den Blick zu nehmen. Die Gefahren will er mittel- bis langfristig bearbeiten.

„Im Kern ist meine Firma gesund. Es läuft aber nicht mehr so gut wie früher, wir sind nicht mehr so effizient. Wir kommen immer wieder an Grenzen. Jetzt habe ich eine Ahnung, warum das so ist. Mir macht meine Arbeit immer noch Spaß. Allerdings ist in den letzten Jahren vieles schwieriger geworden. Ich kann auf viele Veränderungen gar nicht mehr reagieren und fühle mich ausgeliefert - vor allem den Kunden, aber auch meinen Mitarbeitern“, sagt Michael P. Er schlafe schlecht und fühle sich schnell gereizt. Über meine Frage, wann er sich zuletzt wohl gefühlt habe, muss er lange nachdenken. Als ihm schließlich ein Beispiel einfällt, ist der schöne Abend schon einige Monate her.

Update 22. Januar 2016. "Führen in der VUKA-Welt: Navigieren, wenn das Fahrwasser mehrdeutig, komplex und unsicher ist" heißt der praxisorientierte Workshop, den ich vom 26. bis 28. Februar 2016 gebe.

Die VUKA-Welt muss uns keine Angst machen: Sie bietet jede Menge Chancen und wir können handlungsfähig bleiben, wenn wir uns auf Spielräume fokussieren. Wie geht das? Eine Reihe von Methoden und Tools helfen uns, durch die VUKA-Welt zu navigieren und dabei sogar Spaß zu haben. Hier gibt´s die Inhalte vom Workshop.

https://buhl-coaching.de/workshops-supervision/workshop-fuehren-in-der-vuka-welt-navigieren-wenn-das-fahrwasser-mehrdeutig-komplex-und-unsicher-ist/

Michael P. ist gesundheitlich angeschlagen. Der Arzt hat Folgendes festgestellt:

  • Zu hoher Blutdruck
  • Übergewicht
  • zuviel Cholesterin und zu viel Zucker im Blut

„Der Stress der letzten Jahre“, sagt er und klopft sich auf den Bauch. „Mein Arzt hat mir gesagt, dass ich so nicht weitermachen kann. Ich will das wirklich ändern. Im Bekanntenkreis habe ich mehrfach erlebt, dass Männer in meinem Alter schwer krank geworden oder sogar gestorben sind.“

Ressourcen, Widerstandsfähigkeit und Belastbarkeit

Wir setzen auf mehreren Ebenen an. Michael P. ist ein typischer „Babyboomer“ - extrem leistungs- und statusorientiert, überidentifiziert mit Arbeit, Leistung und dem eigenen Unternehmen. Er achtet wenig auf sich selbst und seine Gesundheit, er kann kaum abschalten geschweige denn entspannen.

Er ist stolz darauf, aus eigener Kraft soviel erreicht zu haben - auch wenn ihm mittlerweile klar ist, dass sein Erfolg oft zu Lasten der Familie ging und er seine Söhne Patrick (18) und Marcel (15) zu selten gesehen hat. Künftig will er aber etwas kürzer treten und mehr Arbeit abgeben, das hat er seiner Frau Ilona versprechen müssen.

Er delegiert nun mehr Aufgaben an seine engsten Mitarbeiter, die übrigens begeistert mehr Verantwortung übernehmen. Michael P., das Projektteam und ich erforschen, welche Stellschrauben es gibt, um die Firma in die richtige Richtung zu schieben. Wir brauchen ein paar konkrete Ergebnisse, „Quick-Wins“, damit die Mitarbeiter ermutigt werden, an der Veränderung weiterzuarbeiten und auch Frustrationen auszuhalten.

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Dazu arbeiten wir unter anderem mit zwei Methoden:

Appreciative Inquiry (AI) nach David Copperrider ist ein werteorientierter Ansatz aus der Team- und Organisationsentwicklung, den ich besonders gerne anwende, wenn meine Kunden dafür offen sind. Es handelt sich dabei um eine wertschätzende „Erkundung“ in Teams oder mit ausgewählten Personen. Die Interviews beleuchten die vier Ebenen Discovery (Entdeckung), Dream (Traum), Design (Zukunftsentwurf), Destiny (Umsetzung).

[Tweet "Die Art des Befragens und die Haltung des Interviewers wirkt sich direkt auf die Unternehmenskultur aus."]

Ich beobachte immer wieder, dass diese Art des Befragens die Unternehmenskultur verändert und zu einer deutlich höheren Wertschätzung untereinander führt. Sie verändert auch den Umgang mit Kunden, Lieferanten und anderen Kooperationspartnern. AI stärkt die Identität von Unternehmen und fördert eine ganze Menge Resilienzfaktoren bei den Menschen und innerhalb der Organisation zu Tage.

Im vorliegenden Fall haben wir einen zweitägigen so genannten AI-Summit („Gipfel“) zu Beginn der Veränderungsphase gemacht. Die geplanten Veränderungen haben eine gute, tragfähige Struktur bekommen und das Team mit einbezogen. Die Mitarbeiter sind über die geplanten Veränderungen umfassend informiert und haben regelmäßig Gelegenheit, ihre Vorschläge einzubringen. Einige von ihnen haben auf dem AI-Summit spezielle Aufgaben übernommen.

Critical Incident Technique (CIT)

Der Prokurist und vier Mitarbeiter bilden beispielsweise eine Projektgruppe und identifizieren Best Practise Beispiele im Unternehmen. Sie zeigen, welche Herausforderungen das Unternehmen bisher gut bewältigt hat und was genau dabei hilfreich gewesen ist.

Dazu habe ich der Projektgruppe unter anderem die Critical Incident Technique (CIT) empfohlen. In der Organisationsentwicklung wird sie gerne genutzt, um Probleme zu identifizieren. Besonders gut funktioniert sie aus meiner Sicht als Interview-Technik. Nützlich ist sie auch als Vorlage für Mitarbeiter, die sich gegenseitig interviewen sollen, z. Bsp. über

  • kritische Situationen an Schnittstellen
  • fehleranfällige Abläufe in der Produktion
  • schwierige bzw. entscheidende Situationen im Service bspw. in der Gastronomie

Die Fokussierung auf konkrete Situationen verhindert, dass man sich auf das Management, auf Personen oder bestimmte Standards als „Schuldige“ stürzt.  Zugleich können die Mitarbeiter mit der CIT Informationen für Verbesserungen sammeln.

Michael P., das Projektteam und ich nutzen die Ergebnisse aus dem CIT nicht nur, um Schwierigkeiten in Abläufen und Produktionsprozessen zu minimieren, sondern auch für die Personalentwicklung. In Vorbereitung von Neueinstellungen und Bewerbergesprächen ist die CIT eine wahre Fundgrube. Sie dient als Grundlage für ein Anforderungsprofil für Fachkräfte und dazu, Bewerbergespräche vorzubereiten.

Tipp für Ihr eigenes Unternehmen:

BuhlCoachingCITWenden Sie die CIT-Vorlage für eine geplante Neueinstellung an und identifizieren Sie „erfolgskritisches Verhalten“ in Ihrem Unternehmen. Wählen Sie fünf konkrete Situationen aus. Ich garantiere Ihnen, dass Sie im telefonischen Erstgespräch oder im Bewerbergespräch sofort herausfinden, wie jemand diese Situationen löst und ob Sie damit zufrieden sind. 

Fürsorge für Mitarbeiter wird ein wichtiger Wettbewerbsfaktor

Parallel zu unserer Organisationsentwicklung beginnt die Ehefrau von Michael P., ein betriebliches Gesundheitsmanagement zu planen. Sie wird dabei von einer Kollegin unterstützt, die ich ihr empfohlen habe. Damit soll erreicht werden, dass die Fehlzeiten sinken und die Belastungen für die Mitarbeiter insgesamt reduziert werden. Nicht nur Michael P. ist „in die Jahre gekommen“, auch seine Mitarbeiter.

Überdies haben einige aus der Belegschaft mit privaten Herausforderungen zu kämpfen: Manche Mitarbeiter haben pflegebedürftige Eltern zu versorgen, leben aber in ländlichem Gebiet mit schlechter Infrastruktur und unzureichender Versorgung mit Ärzten und Therapeuten. „Ich hätte nicht gedacht, dass ich mich mal um so etwas kümmern muss“, sagt Ilona P. Künftig wird sich ihre Fürsorge für die Mitarbeiter aber auf genau diese Punkte ausdehnen müssen. Das wird ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für das Unternehmen werden.

Die nächsten fünf großen Themen im Unternehmen sind:

  • Maßnahmen zur Stärkung der Unternehmens-Resilienz (Sicherheits- u. Resilienz Investments)
  • Die schrittweise Reduzierung der identifizierten Verletzbarkeiten
  • Employer Branding und die Bildung einer Arbeitgebermarke
  • Organisationsentwicklung
  • betriebliches Gesundheitsmanagement/ demografischer Wandel

Michael und Ilona P. haben für diesen Sommer keinen Wellness-Urlaub mit Yoga-Kurs gebucht. Das würde nicht zu den Beiden passen. Sie sind in den Bergen gewandert und haben ihre Ernährung umgestellt. „Wir haben uns gut erholt. Plötzlich fühlt sich Alles viel leichter an und wir haben wieder richtig Lust darauf, weiterzumachen“, sagen die beiden.

IMG_1508Es wird sicherlich drei bis fünf Jahre dauern, bis der Veränderungsprozess so umgesetzt ist, dass er die Früchte trägt, die beide ernten möchten und es wird einige Rückschläge geben. Aber insgesamt sehen die beiden das Unternehmen und sich selbst auf einem guten Weg: „Wir kriegen das hin. Am Anfang war ich skeptisch und wusste gar nicht, wo ich anfangen soll. Jetzt habe ich aber einen Fahrplan und ein Bild vor mir, wie es gehen kann“, sagt Michael P. zufrieden.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der CIT-Vorlage gemacht?

Haben Sie Best Practise-Beispiele aus Ihrem Unternehmen für die Folgen des demografischen Wandels entwickelt?

Die VUKA-Welt muss uns keine Angst machen: Sie bietet jede Menge Chancen und wir können handlungsfähig bleiben, wenn wir uns auf Spielräume fokussieren. Wie geht das? Eine Reihe von Methoden und Tools helfen uns, durch die VUKA-Welt zu navigieren und dabei sogar Spaß zu haben. Fundierte Inhalte und praxisorientierte Übungen dazu gibt es in meinen  Workshops.

Petra-Alexandra Buhl

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